Como automatizar pedidos de orçamento que se perdem entre o WhatsApp e as planilhas?
A mensagem chega no celular de uma pessoa. Outra monta a proposta. A planilha é atualizada no fim do dia. Quando o cliente volta a perguntar pelo orçamento, a equipe precisa abrir conversas, procurar o arquivo e descobrir quem ficou de responder. Se essa rotina parece familiar, o primeiro passo é identificar em que momento a solicitação deixa de ter um responsável.
Registre cada pedido onde a equipe consiga acompanhá-lo
Comece por um fluxo curto. Quando chega um pedido de orçamento, alguém registra o serviço solicitado, indica quem vai cuidar dele e define a próxima ação. A equipe precisa conseguir ver se o pedido está em análise, se a proposta foi enviada ou se existe uma resposta pendente.
Uma pergunta simples ajuda a testar o processo. Se a pessoa responsável estiver ausente amanhã, outra consegue retomar o pedido sem pedir que o cliente conte tudo de novo? Se a resposta for difícil, vale rever como a informação circula.
Como a Agência Daqui desenha a automação
Mapeamos por onde os pedidos chegam, quem usa as informações e quais etapas podem ser automatizadas com as ferramentas disponíveis. Dependendo do projeto, a solução pode registrar uma solicitação em um banco de dados, encaminhá-la para a pessoa responsável e gerar um lembrete quando o prazo de retorno estiver chegando.
A equipe continua decidindo como responder e o que incluir na proposta. Se for necessário consultar ou atualizar pedidos pelo celular, podemos desenvolver um aplicativo sob medida. Quando as ferramentas que a empresa já usa dão conta dessa rotina, a integração pode ser suficiente.
Também combinamos como avaliar se o fluxo ficou melhor. Faz sentido acompanhar, por exemplo, quantos pedidos estão sem responsável, quanto tempo levam para receber a primeira resposta e quantas propostas aguardam retorno. Esses dados ajudam a descobrir se a automação resolveu o atraso ou se a dificuldade está em outra etapa.
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